Organizowanie wydarzeń, na których spotyka się społeczność skupiona wokół danego tematu wymaga przygotowania materiałów drukowanych. Dobrze przygotowane materiały drukowane rozdawane uczestnikom konferencji bądź targów znacznie usprawniają organizację wydarzenia oraz stanowią żywą reklamę zabieraną przez uczestników do miejsc pracy – a taka reklama jest bardzo cenna.

Dlatego warto przygotować materiały, takie jak katalogi, foldery, ulotki, agendy, mapy dojazdów a nawet mapki rozmieszczenie stoisk. Wymienione materiały bardzo często są przygotowywane na kilka dni przed wydarzeniem i stanowią cenne źródło informacji o uczestnikach, organizatorach, sponsorach. Niestety potrzeba gotowości materiałów na wydarzenie wymusza terminowość i szybkość wydruku (może ktoś powiedzieć, że materiały mogą być przygotowane z miesięcznym wyprzedzeniem – ale ci, którzy organizują konferencje wiedzą, że trzeba się liczyć ze zmianami nawet w ostatniej chwili). Drukując materiały (najczęściej w formie książeczki, książki) nie zapomnijmy o oprawie graficznej między innymi o logach organizatorów, patronów czy sponsorów. Dobrym zwyczajem jest zamieszczenie obok abstraktu zdjęcia prelegenta oraz jego krótkiego życiorysu.

Agenda – czyli najaktualniejszy "rozkład jazdy". Bardzo często zmieniany jest nawet w dniu konferencji.  Zwykle dołączamy go do materiałów w postaci załącznika. Ponieważ jest to ważny i bardzo często oglądany dokument  dlatego warto na nim zamieścić logo wydarzenia, organizatorów czy sponsorów. Warto również wydrukować go na lepszym papierze pokazując, że organizatorzy dopięli wszystko na ostatni guzik.

WAŻNE
Szczególnie sponsorzy i wystawcy konferencji, targów sympozjów zwracają uwagę na prezentację ich instytucji i reklamę. Jeśli chcemy, aby organizowana przez nas konferencja stała się wydarzeniem cyklicznym i prestiżowym, to bardzo istotne jest dbanie od samego początku o jej dobry wizerunek. Na wizerunek wydarzenia nie tylko wpływają prowadzący, prelegenci i wystawcy, ale także elementy otaczające, takie jak strona konferencji, materiały konferencyjne czy wystawowe gadżety.